Jak rozliczać gwarancję na części zamienne w warsztacie

Wymieniasz pompę wody, część okazuje się wadliwa, silnik przegrzewa się i klient wraca z pretensjami. Ty jesteś w środku łańcucha: klient patrzy na Ciebie, a Ty na dostawcę części. Warsztat wykłada robociznę dwa razy i często zostaje z nią sam. Ta sytuacja ma jednak jasne ramy prawne — trzeba je tylko znać i zabezpieczyć umownie. Wyjaśniam, jak rozliczać gwarancję na części.

Trzy relacje, trzy różne reżimy

Kluczem do zrozumienia jest rozdzielenie stosunków prawnych. Nie ma jednego „prawa do gwarancji”, są trzy odrębne relacje.

1. Klient ↔ warsztat — umowa o dzieło (naprawa). Warsztat odpowiada za rezultat, w tym za jakość użytych części.
2. Warsztat ↔ dostawca części — umowa sprzedaży między przedsiębiorcami. Działa rękojmia (którą można modyfikować) i ewentualna gwarancja.
3. Warsztat lub klient ↔ producent części — gwarancja, jeśli została udzielona; dobrowolna, o treści określonej w karcie gwarancyjnej.

Odpowiedzialność warsztatu wobec klienta

Warsztat dostarczający materiał do naprawy odpowiada za jego jakość jak sprzedawca. Wadliwa część oznacza więc wadliwe dzieło. Klient może żądać usunięcia wady (ponownej naprawy), a przy jej istotności — obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy. Dochodzi do tego naprawienie szkody, jeśli wadliwa część uszkodziła inne podzespoły.

Jeżeli klientem jest konsument, ochrona jest silniejsza i nie da się jej umownie wyłączyć. W obrocie między przedsiębiorcami strony mają większą swobodę.

Regres do dostawcy — jak go realnie odzyskać

Warsztat, który naprawił szkodę wobec klienta, może dochodzić zwrotu od dostawcy części. Podstawą jest rękojmia sprzedawcy (dostawcy) za wady rzeczy sprzedanej. To najskuteczniejsza droga, ale ma haczyki właściwe obrotowi profesjonalnemu.

Problem robocizny

To ból całej branży. Gwarancja producenta części zwykle obejmuje wyłącznie wymianę wadliwej części — nie koszt jej demontażu i ponownego montażu. Warsztat wykłada robociznę dwukrotnie i nie odzyskuje jej z gwarancji.

Rozwiązania są dwa, oba wymagają działania z wyprzedzeniem:

• Dochodzenie robocizny od dostawcy jako szkody z tytułu rękojmi (nienależyte wykonanie umowy sprzedaży) — nie z gwarancji, lecz na zasadach ogólnych.
• Negocjowanie w umowie z dostawcą wyraźnego zapisu o pokrywaniu kosztów robocizny przy wadliwej części.

Część powierzona przez klienta

Zupełnie inna sytuacja. Gdy klient przynosi własną część, warsztat nie jest jej sprzedawcą i nie odpowiada za jej jakość — pod warunkiem, że dochował obowiązku ostrzeżenia. Przyjmujący zamówienie powinien niezwłocznie zawiadomić zamawiającego, jeżeli dostarczony materiał nie nadaje się do prawidłowego wykonania dzieła.

1. Oceń część przed montażem i sprawdź jej zgodność z pojazdem.
2. Jeśli budzi wątpliwości — poinformuj klienta pisemnie i zażądaj decyzji.
3. Wpisz do zlecenia: „część powierzona przez klienta; warsztat nie odpowiada za jej jakość i trwałość”.
4. Uzyskaj podpis klienta pod tą adnotacją.
5. Zachowaj wymontowaną część i dokumentację.

Zamienniki a części oryginalne

Użycie zamiennika nie jest wadą samo w sobie, o ile klient został o tym poinformowany i wyraził zgodę. Wadą jest natomiast zamontowanie zamiennika, gdy uzgodniono część oryginalną, albo zatajenie tej informacji. To niezgodność z umową, niezależnie od jakości technicznej części.

Jak zorganizować to w warsztacie

1. W zleceniu zapisuj rodzaj części: oryginalna, zamiennik, używana, powierzona przez klienta.
2. Archiwizuj faktury zakupu części i karty gwarancyjne, powiązane z numerem zlecenia.
3. Reklamuj wady do dostawcy niezwłocznie po ich stwierdzeniu — na piśmie.
4. Zachowuj wymontowane wadliwe części do czasu zakończenia reklamacji.
5. Negocjuj z hurtowniami pokrycie robocizny i zapisz to w umowie.
6. Informuj klienta o zakresie gwarancji na część i na usługę — to dwie różne rzeczy.

Warsztat stoi między klientem a dostawcą i to on płaci za wadliwą część dwa razy — chyba że zawczasu zapisał, kto ponosi koszt robocizny.

Wadliwa część zamienna to najczęstsze źródło strat, których warsztat nie planuje — bo prawo pozwala je odzyskać tylko przy zachowaniu terminów i dobrze skonstruowanej umowie z dostawcą. W Legalify przygotowujemy umowy z hurtowniami, zlecenia naprawy i prowadzimy spory reklamacyjne. Działamy z Wrocławia i zdalnie w całej Polsce — zadzwoń: +48 690 676 629.